مدیر ساختمان چه نقشی دارد؟
مدیر یا هیئتمدیره امور جاری قسمتهای مشترک را پیگیری میکند و تصمیمهای مجمع عمومی را در چارچوب قانون اجرا میکند. برای اینکه مسئولیتها روشن بماند، باید میان اختیار اجرایی مدیر و تصمیمهایی که نیازمند رأی مالکان هستند تفاوت گذاشت.
قانون تملک آپارتمانها و آییننامه اجرایی آن چارچوب کلی اداره ساختمان را بیان میکنند. مقررات داخلی، سندها و مصوبههای هر مجتمع نیز ممکن است در شیوه اجرای کار اثر داشته باشند.
حفظ و اداره بخشهای مشترک
پیگیری نظافت و نگهداری مشاعات، تعمیر تجهیزات مشترک، رسیدگی به خرابیها و نظارت بر قراردادهای خدماتی از کارهای روزمره مدیریت است. هزینه یا اقدام باید مستند و متناسب با اختیار و بودجه مصوب باشد.
برای کارهای برنامهریزیشده، گزارش وضعیت، چند برآورد در صورت نیاز، زمان اجرا و روش اطلاعرسانی را آماده کنید. در وضعیت اضطراری، ابتدا ایمنی افراد را در اولویت بگذارید و سپس اقدامها و هزینهها را مستند کنید.
تعیین و پیگیری هزینههای مشترک
مدیر باید هزینههای مشترک را ثبت و سهم هر واحد را با توجه به قانون، نوع هزینه و توافقهای معتبر مالکان محاسبه کند. ماده ۴ قانون و ماده ۲۳ آییننامه برای تقسیم هزینهها مبناهایی تعیین کردهاند؛ برای هزینههای وابسته به مساحت و هزینههای غیرمرتبط با آن ممکن است روش متفاوت باشد.
در اعلام شارژ، دوره، شرح هزینه، روش محاسبه و مهلت را همراه مبلغ ارائه کنید. اعتراض را با بررسی سند هزینه و روش تقسیم پاسخ دهید و نتیجه را ثبت کنید.
بیمه آتشسوزی و نگهداری سوابق
ماده ۱۴ آییننامه اجرایی قانون تملک آپارتمانها بیمه تمام بنا در برابر آتشسوزی را از وظایف مدیر یا مدیران برمیشمارد. مدیر باید بیمهنامه معتبر، مشخصات پوشش و تاریخ تمدید را بررسی و سوابق آن را نگهداری کند.
صورتجلسههای مجمع، اسناد مالی، قراردادها و گزارشهای تعمیرات را منظم بایگانی کنید. ثبت مسئول هر اقدام و مدرک انجام آن، تحویل دوره مدیریت را نیز سادهتر میکند.
برگزاری مجمع و نمایندگی مالکان
اطلاعرسانی جلسه، ثبت حضور و نمایندگیها و نگهداری صورتجلسه از کارهایی است که به اعتبار و پیگیری تصمیمها کمک میکند. آییننامه برای ارائه وکالتنامه نماینده و ثبت تصمیمهای مجمع احکامی دارد؛ پیش از هر جلسه، شرایط جاری و مدارک لازم را بررسی کنید.
در صورتجلسه، متن تصمیم را دقیق ثبت کنید و از عبارتهای کلی مانند «پیگیری شود» بدون نام مسئول و مهلت پرهیز کنید. پس از جلسه، تصمیمها را به افراد مرتبط ابلاغ و اجرای آنها را دنبال کنید.
مطالبه شارژ معوق و حدود اقدام
قانون تملک آپارتمانها برای مطالبه هزینههای مشترک پرداختنشده مسیرهایی از جمله اعلام بدهی و مراجعه از راه قانونی پیشبینی کرده است. مدیر باید مبلغ و ریز محاسبه را مستند کند و تشریفات مقرر را رعایت کند.
قطع خدمات، محدودکردن دسترسی یا انتشار نام بدهکار را خودسرانه انجام ندهید. شرایط و نوع اقدام مجاز به متن قانون و وضعیت واقعی ساختمان وابسته است؛ قبل از اقدام، از مشاور حقوقی راهنمایی بگیرید.
چه تصمیمهایی را به مجمع ارجاع دهیم؟
تصمیمهایی که فراتر از کار جاریاند، بودجه یا تعهد مهمی برای مالکان ایجاد میکنند یا به تغییر در قسمتهای مشترک مربوط میشوند، باید از نظر نیاز به تصویب مجمع بررسی شوند. اگر در حدود اختیار ابهام دارید، موضوع را در دستور جلسه بیاورید و رأی یا اختیار را در صورتجلسه روشن کنید.
هر ساختمان وضعیت ثبتی، توافقها و مصوبههای خاص خود را دارد؛ بنابراین این راهنما جای بررسی حقوقی اسناد و شرایط همان مجتمع را نمیگیرد.
یک فرایند ساده برای انجام مسئولیتها
برای هر موضوع، پنج مورد را ثبت کنید: درخواست یا تصمیم، مسئول پیگیری، هزینه و مجوز لازم، موعد اجرا و مدرک پایان کار. این روال برای تعمیرات، امور مالی، اطلاعیهها و درخواست ساکنین قابل استفاده است.
سامانه مدیریت ساختمان میتواند صورتحساب، اطلاعیه، سند و درخواستها را کنار هم نگه دارد تا مدیر و ساکنین راحتتر وضعیت را دنبال کنند؛ ابزار دیجیتال جایگزین رأی مجمع یا تکلیف قانونی نیست.